Begriffslexikon zur Postbewirtschaftung

Organisation Post

DMS Document Management System
Englischer Begriff für die elektronische, datenbankgestützte Verwaltung und Organisation digitalisierter Dokumente. Gilt also auch für die elektronische Post vom Eingang bis zur Archivierung.

ECM/ECMS Enterprise Content Management System
Englische Bezeichnung für Methoden, Technologien und Werkzeuge zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Inhalten und Dokumenten, die organisatorische Prozesse im Unternehmen unterstützen.

Externe Post
Sendungen von externen Absendern sind nur so lange externe Post, als sie sich auf dem Weg von der Aufgabestelle zum empfangenden Unternehmen befinden.

Hauspost
Post, die von einem internen Absender an einen internen Empfänger zugestellt werden muss. Ein intern zugestelltes E-Mail ist ebenfalls Hauspost.

Interne Post
Sobald die Sendung im Verfügungsbereich der Unternehmung ist, spricht man von interner Post. Auch Post von externen Absendern wird mit dem Eintreffen im Unternehmen zu interner Post.

In-house Post
Englischer Ausdruck für interne Post. Gemeint ist jede Sendung, die sich im Verfügungsbereich der Unternehmung befindet. Auch die Post von externen Absendern.

Mailroom Management
Englischer Begriff für interne Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post.

Planung interne Post
Die Planung der Anordnung der Postmöbel im Raum unterstützt und vereinfacht die Arbeit der Mitarbeitenden in der Poststelle und ist somit das Spiegelbild einer guten Organisation.

Postausgang
Sendungen (Briefe, Pakete) an externe Empfänger, also Sendungen, die das Haus verlassen.

Posteingang
Von aussen eintreffende Sendungen (Briefe, Pakete).

Postlogistik
Organisation des Weges externer und interner Sendungen von der Aufgabe bis zum Empfang.

Postorganisation intern/Organisation Post
Regelung der Abläufe für die zeitsparende und einfache Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post.

 

Verarbeitung Post

Briefsortierung/Postsortierung: Posteingang
Vorbereitung der eintreffenden Post von externen und internen Stellen für die Zustellung zum Empfänger, zum Beispiel nach Gebäude, Stockwerk, Empfänger, Postfach.

Briefsortierung/Postsortierung: Postausgang
Vorbereiten der ausgehenden Sendungen für den zeitsparenden Versand, zum Beispiel nach Versandprioritäten, Versandart, Portoklassen, Versanddienstleister usw.

Digitale Post/elektronische Post: Posteingang
Sendungen, die entweder bereits digital im Unternehmen eintreffen oder im Unternehmen nach der Anlieferung digitalisiert und dem Empfänger auf elektronischem Weg verfügbar gemacht werden.

Digitale Post/elektronische Post: Postausgang
Ausgehende Post, die bereits in digitaler Form verfügbar ist, respektive vor dem Versand digitalisiert wird.

Interne Postverteilung
Zustellung der Postsendungen an die Empfänger.

Sendungsnachverfolgung
Mit Internet kann der Weg der Sendung von der Postaufgabe bis zum Empfänger verfolgt und überwacht werden. Diese Überwachung wird häufig für Sendungen mit Zustellnachweis (eingeschriebene Sendungen, Pakete) eingerichtet, lässt sich unternehmensintern aber auf alle Sendungen ausdehnen.

Track & Trace
Englisch: Nachspüren, Spur verfolgen. Bezeichnung für Nachverfolgung einer Sendung mit Internet von der Postaufgabe bis zum Empfänger. Diese Art der Überwachung kommt oft bei Sendungen mit Zustellnachweis (eingeschriebene Sendungen, Pakete) zum Einsatz, kann aber unternehmensintern für alle Sendungen angewendet werden.

 

Lokalitäten

Mailroom
Englischer Begriff für Postbüro, Poststelle.

Postbüro, Poststelle
Raum, in dem die ein- und ausgehenden Sendungen bearbeitet werden.

Zentrale Postfachanlage
Postverteilanlage für Selbstabholer an einem zentralen, oft frequentierten Standort. Häufig mit Schliessfächern.

 

Mobiliar

Etagenverteiler
Postabholanlage für Selbstabholer auf der Etage.

Postfach, Fächli
Fach, das die Post für den Empfänger oder die Empfängergruppe aufnimmt, bis diese sie selber abholen.

Postfachanlagen, Postfächer, Schliessfächer
Einrichtungen, die alle unternehmensinternen Vorgaben erfüllen für die Selbstabholung der Post durch die Empfänger.

Postmöbel
Funktionsmobiliar, das die spezifischen Bedürfnisse einer firmeninternen Poststelle erfüllt.

Schliessfächer, Schliessfachanlagen
Abschliessbare Einrichtungen zur Aufbewahrung der Post, bis sie vom Empfänger abgeholt wird.

Elektronische Schliessfachanlage
Schliessfachanlage, die mit elektronischen Schlössern ausgerüstet ist. Schlüssel werden nicht mehr benötigt. Damit fällt die aufwändige Schlüsselverwaltung weg. Zum Öffnen werden Medien mit integrierten Chips (z.B. Badge) verwendet.

Intelligente Schliessfachanlage
Elektronische Schliessfachanlage, die über einen Online-Zugang zum unternehmenseigenen Intranet verfügt und damit in das Zutrittskontrollsystem integriert werden kann.

 

Fahrzeuge

Postwagen/Kurierfahrzeug
Fahrzeug, mit dem die Post im Zustellbereich der internen Post verteilt wird. Je nach Situation muss der Postwagen unterschiedlich ausgerüstet sein.

 

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