Digitale Posteingangsbearbeitung – attraktiv auch für KMU

Automatisierte Postverteilung mit ClickPost

Die elektronische Posterfassung und -verteilung beschleunigt die tägliche Postzustellung in Organisationen und Unternehmen. Sie bringt Effizienzsteigerung und hilft Personalkosten sparen. Syspost bietet mit ClickPost und AutoClick zwei Lösungen an, die selbst bei kleineren Postvolumen wirtschaftlich sind und keine besonderen EDV-Kenntnisse benötigen.

So funktioniert ClickPost

Das Prinzip ist einfach: Die Eingangspost wird in der internen Poststelle eingescannt. Die Software Clickpost sammelt die Scans und führt die Posttrennung eigenständig durch: Über eine integrierte Lookup-Funktion wird die Mail-Adresse des Empfängers ermittelt und dann geht die elektronische Post ab – per E-Mail oder als Link. Praktisch für den Empfänger: Die E-Mails erreichen ihn überall und jederzeit, sind schnell weitergeleitet und archiviert. ClickPost fügt sich bestens in bestehende Software-Strukturen ein. Die Schulung der Poststellenmitarbeitenden für eine speditive digitale Verarbeitung dauert maximal einen Tag.

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ClickPost g

 

Höchst effiziente Anschlusslösung: AutoClick

Die digitalisierte Erfassung durch ClickPost erlaubt raffinierte Anschlusslösungen mit AutoClick, welche den Workflow unterstützen. AutoClick überprüft automatisch eingescannte Dokumente, identifiziert sie (zum Beispiel als Offerten, Lieferscheine oder Rechnungen) und leitet sie an die richtige Stelle weiter. Wird ein Dokument nicht erkannt, geht AutoClick automatisch in den Lernmodus. Mit wenigen Clicks lässt sich das System um einen Dokumententyp oder zusätzliche Merkmale erweitern. Alle «Erkenntnisse» werden sofort automatisch angewendet.

Weniger Aufwand im Backoffice

Die Kombination von ClickPost und AutoClick kann vieles: Prozesse optimieren bei der Postverteilung, das Backoffice bei der Rechnungsüberprüfung oder Belegablage unterstützen, Dokumente nach vielen Kriterien klassifizieren, die Post optimal archivieren. Im Unternehmen sinkt die Papierflut massiv.

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