Case Study: Kantonsspital Graubünden KSGR, Chur

Mobile Postverteilung – auf Grossbetriebe zugeschnitten

Kantonsspital Graubünden: 
Patientenwohl und Wirtschaftlichkeit

Das Kantonsspital Graubünden ist das 
medizinische Zentrum der Südostschweiz. Rund 51‘000 Patienten finden hier jedes Jahr eine kompetente Behand­lung. Zum traditionsreichen Spital mit heute 33 Fachgebieten gehören drei nahe beieinander gelegene Institutionen: der Hauptstandort, Standort Kreuzspital 
und Standort Frauenklinik Fontana. 
Mit ca. 2’000 Mitarbeitenden in medizinischer Versorgung und Verwaltung ist das Kantonsspital Graubünden der grösste selbstständige Arbeitgeber des Kantons. Patientenwohl und Wirtschaftlichkeit fordern laufend Verbesserungen. Mit grossen Neu- und Ausbauten wird das Kantonsspital Graubünden bis 2022 auch baulich aufgewertet und auf zukünftige Bedürfnisse ausgerichtet.

Postoptimierung am 
Haupt­standort

Der Hauptstandort ist ein weitläufiges Gelände mit mehreren miteinander verbundenen Gebäuden. Die Postbewirtschaftung wurde bisher über eine interne Poststelle zentral abgewickelt: Zweimal täglich holten vierzig Mitarbeitende jeweils die Post für die einzelnen Stationen ab. Weite Wege für viele – bei sinkendem Postvolumen, weil immer mehr per E-Mail kommuniziert wird. Der Poststellenmitarbeiter mit 80-Prozent-Pensum stand ausschliesslich für die Postbewirtschaftung und die Schalterbetreuung am Morgen und Nachmittag im Einsatz.

Effizienz steigern

2012 gab die Spitaldirektion intern eine Postoptimierung in Auftrag, mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Eine Arbeitsgruppe unter Führung von Joachim Wocher, Teamleiter Logistik, formulierte die Ansprüche an eine neue Lösung mit Hilfe einer Nutzwertmatrix. Die wichtigsten Kriterien: Sicherheit (Briefgeheimnis), Kosten, Optimierung der Poststellendienstleistungen und die Zukunfts­fähigkeit für die geplanten Neubauten. Nach der Variantendiskussion fiel die Entscheidung – nicht zugunsten eines Poststellenausbaus, sondern für eine mobile Lösung mit zentraler Sortierung: Die Post soll künftig mit vier Wagen zu den Kunden an vier gut erreichbare Standorte geliefert werden.

Evaluation: Syspost bietet mehr

Mehrere Logistiklieferanten wurden für Offerten eingeladen. Neben den Kosten bestimmten die Aussenmasse der mobilen Einheiten wegen der Transportwege in Korridoren und Liften, leichte Manöv­rierbarkeit, praktische Bedienung und die zweckmässige Konzeption der Wagen die Wahl. Syspost erhielt den Zuschlag, weil ihre massgeschneiderte Lösung auch optisch ansprechend gestaltet ist. Das elektronische Schliesssystem funktioniert batteriegestützt – die Energieversorgung erfolgt ohne Kabel als Stolperfalle.

Zudem umfasste das Leistungspaket von Syspost auch Ideen für zusätzliche Projektoptimierungen. So lässt sich das 
Fachsystem für ankommende und abgehende externe und interne Post einfach als schneller Kommunikationsweg nutzen: Dank einem Einwurfschlitz in den Postfächern können die Nutzer am Standort ihre Post an interne Empfänger 
selber ins entsprechende Fach im Ver­teil­wagen legen. Die Zutrittsberechtigung ist ein prioritärer Sicherheitsfaktor im Spital. Sie erfolgt über die Mitarbeiterbadges. Der Zugang zu den Post­fächern konnte ins bestehende System des Hauses integriert werden, das für die Zutrittskontrolle, die Zeiterfassung und zum Bezahlen in Kantine und Cafeteria dient.

Einsatzbereit am Tag 
nach der Lieferung

Die mobile Postverteilung hat alle Erwartungen an eine Effizienzsteigerung aufs Beste erfüllt. Der Verteilprozess ist sicher, einfach und bequem. Viele Wege werden eingespart und eine interne Reorganisation der Poststelle wurde möglich: Die Schalteröffnung liess sich auf ein kurzes Zeitfenster am Nachmittag begrenzen. Der Poststellenmitarbeiter hat jetzt – neben dem Bearbeiten der an- und abgehenden Post, dem Einsortieren in die vier Wagen und dem Verschieben der Fahrzeuge an die Etagenstandorte – Zeit für weitere qualifizierte Arbeiten. Nach einer kurzen Mitarbeiter-Einführung durch Syspost hat das neue System sofort zuverlässig funktioniert. Joachim Wocher: «Wir konnten alle Effekte, die wir uns gewünscht haben, vom ersten Tag an nutzen.»

Weitblickende Beratung – ein 
echter Mehrwert

Das Kantonsspital Graubünden steckt mitten in einer Aus-und Umbauphase. Umso mehr gilt es, auch bei der Postbewirtschaftung die künftige interne Weiterentwicklung und die technischen Innovationsmöglichkeiten in die Über­legungen einzubeziehen. Mobile und stationäre Fachsysteme sind ausbaufähig. Syspost entwickelt sie individuell – und adäquat für kleinere Aufgaben oder für komplexe Organisationsstrukturen.

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