Lexique terminologique

Organisation du courrier

DMS Document Management System
Terme anglais pour désigner la gestion et l’organisation électronique, assistée par base de données de documents digitalisés. Ce terme s’applique également au courrier électronique depuis sa réception jusqu’à son archivage.

ECM/ECMS Enterprise Content Management System
Terme anglais pour désigner les méthodes, les technologies et les outils destinés à la saisie, l’administration, la sauvegarde, la conservation et la mise à disposition de contenus et de documents, et qui soutiennent les processus d’organisation au sein de l’entreprise.

Courrier externe
Les envois d’expéditeurs externes ne sont considérés comme courrier externe que durant leur trajet entre le lieu d’expédition et l’entreprise destinataire.

Courrier intra-entreprise
Courrier qui doit être remis d’un expéditeur interne à un destinataire interne. Un email expédié en interne est également considéré comme courrier intra-entreprise.

Courrier interne
Dès qu’un envoi est mis à la disposition de l’entreprise, il est considéré comme courrier interne. Le courrier provenant d’expéditeurs externes devient courrier interne dès son arrivée dans l’entreprise.

Courrier In-house
Terme anglais pour désigner le courrier interne. Il s’agit du courrier qui est mis à la disposition de l’entreprise. Y compris le courrier provenant d’expéditeurs externes.

Mailroom Management
Terme anglais pour désigner le traitement interne du courrier entrant et sortant.

Planification de la poste interne
La planification et l’agencement des meubles postaux dans le local aide et facilite le travail des collaborateurs de la salle courrier et constitue ainsi le miroir d’une bonne organisation.

Courrier sortant
Les envois (lettres, paquets) destinés à des destinataires externes, à savoir les envois qui quittent l’entreprise.

Courrier entrant
Les envois (lettres, paquets) provenant de l’extérieur.

Logistique postale
Organisation du trajet des envois externes et internes depuis l’expédition jusqu’à la livraison.

Organisation interne du courrier/Organisation du courrier
Organisation des processus en vue du traitement rapide et aisé du courrier entrant et sortant.

 

Traitement du courrier

Tri des lettres/Tri du courrier: courrier entrant
Préparation du courrier entrant provenant de points externes et internes en vue de la distribution aux destinataires, par exemple par bâtiment, étage, destinataire, casier.

Tri des lettres/Tri du courrier: courrier sortant
Préparation des envois sortants en vue d’une expédition rapide, par exemple selon des priorités d’expédition, du type d’expédition, des types d’affranchissement, des prestataires d’expédition, etc.

Courrier digital/Courrier électronique: courrier entrant
Envois qui arrivent à l’entreprise déjà sous forme digitale ou qui sont digitalisés dans l’entreprise après leur livraison et qui sont mis à disposition du destinataire par voie électronique.

Courrier digital/Courrier électronique: courrier sortant
Courrier sortant qui est déjà disponible sous forme digitale ou qui est digitalisé avant l’expédition.

Distribution interne du courrier
Distribution des envois postaux aux destinataires.

Suivi des envois
Internet permet de suivre et de surveiller le trajet d’un envoi depuis l’expédition jusqu’au destinataire. Ce monitorage est souvent mis en place pour des envois nécessitant une preuve de livraison (envois recommandés, paquets) ; à l’intérieur de l’entreprise, il peut être étendu à tous les envois.

Track & Trace
Anglais: Etre à l’affût, suivre les traces. Désigne le suivi d’un envoi grâce à Internet depuis l’expédition jusqu’au destinataire. Ce type de monitorage est souvent mis en place pour des envois nécessitant une preuve de livraison (envois recommandés, paquets) ; à l’intérieur de l’entreprise, il peut être étendu à tous les envois.

 

Locaux

Mailroom
Terme anglais désignant le bureau postal, la salle courrier.

Bureau postal, salle courrier
Local dans lequel les envois entrants et sortants sont traités.

Système centralisé de casiers postaux
Système de distribution du courrier destiné à l’enlèvement personnel du courrier par les destinataires et situé dans un endroit central, souvent fortement fréquenté. Fréquemment constitué de casiers verrouillables.

 

Mobilier

Zone satellite de distribution aux étages
Zone d’enlèvement du courrier par les destinataires individuels aux étages.

Casier postal
Casier contenant le courrier d’un destinataire ou d’un groupe de destinataires jusqu’à son enlèvement par ces derniers.

Systèmes centralisés de casiers postaux, casiers postaux, casiers verrouillables
Equipements qui répondent à tous les objectifs internes de l’entreprise pour permettre aux destinataires d’enlever personnellement leur courrier.

Meubles postaux
Mobilier fonctionnel qui répond aux besoins spécifiques de la salle courrier interne d’une entreprise.

Casiers verrouillables, système centralisé de casiers postaux verrouillables
Equipements verrouillables pour conserver le courrier jusqu’à son enlèvement par le destinataire.

Système électronique de casiers verrouillables
Système de casiers verrouillables équipé de serrures électroniques. Ne nécessite plus de clés. Ce système élimine la coûteuse administration des clés. L’ouverture des casiers se fait par l’intermédiaire de dispositifs équipés de chips intégrés (p.ex. badge).

Système intelligent de casiers verrouillables
Système électronique de casiers verrouillables qui dispose d’un accès online à l’intranet de l’entreprise et qui peut ainsi être intégré au système de contrôle d’accès.

 

Véhicules

Chariot
Véhicule grâce auquel le courrier est distribué dans la zone de distribution du courrier interne. Le chariot peut être équipé différemment en fonction des situations.

 

icon linkedin
icon xing